高效的管理对于团队是至关重要的，它可以让每位成员对未来有一个共同的愿景并为之振奋，它还能为实现愿景提供一个清晰的路线图。管理效率低下的企业，既定目标很难实现，无论此前的计划有多好，团队有多优秀。

在数字资产管理领域(DAM)也是如此。也许您的资料库或服务器是系统杂乱无序，并仅通过寥寥几位专门的内容管理人员的努力，才能确保数字资产得到良好管理。然而，即使您拥有尖端的软件和特殊的元数据和组织标准，如果没有人负责执行这些标准并保持平台有组织的运营，那么无论哪种方式，您都没有最大化地使用你的资产。

显然，数字资产管理（DAM）很重要。那么如何定义它? 它需要承担哪些责任? 做好它对团队有什么帮助?

数字内容资产管理包括DAM系统的规划、组织、运行和维护。可以由个人、团队或DAM顾问或服务提供商等第三方来提供。DAM管理人员监督系统的日常运行，确保系统平稳运行。他们还会有意识地拔高对问题的重视程度，并将对重点项目的想法带给领导层。

DAM管理是DAM管控的重要组成部分。DAM管控包括确保正确创建、实施、维护和管理DAM系统及其工作流程的规则。有些组织由DAM管理者领导DAM系统的管控；在其他情况下，他们是管控团队的成员。在这两种情况下，理解DAM管理和DAM管控之间的区别和关系也是很重要的。

利用上述DAM管理定义中概述的四项核心职责，我们将概述其中涉及的一些任务。这不是一个详尽的列表，所以一定要确定你的DAM系统和工作流程独有的任务。

在建造DAM系统时，规划是至关重要的。失去规划，那么一个强大的DAM平台无异于一个烧钱的存储箱，随着业务的发展，问题也会随之而来。如果没有设计出适当的标准和流程，用户将在导航系统中处处碰壁，在不知不觉中增加麻烦，浪费时间和金钱寻找文件来完成他们的工作。如何避免这种情况？以下是规划高效DAM系统时，一些主要涉及到的任务:

• 确定一个符合你的工作流程和预算的DAM平台

• 建立文件命名、文件夹结构、受控词汇表(分类法)、主关键字列表和内容质量的标准

• 把资产迁移的路线图、元数据标签都整理到DAM平台

• 开发用于上传、下载、文件共享、资产审批和编辑的流程

• 创建权限管控结构

• 确定关键绩效指标(KPIs)，让您能快速获知DAM系统的健康状况

• 将系统使用培训标准进行书面化整理

2.组建

设计完DAM系统后，就该创建它了。做好这一步可以使您的团队最大程度地利用创意资产的价值。以下是组建高效的DAM系统所涉及的一些主要任务：

• 将您的数字资产迁移到新平台上

• 使用分类法和主要关键字列表中的关键字为资产打标签

• 根据文件命名规则为资产重命名

• 在新平台中创建直观的文件夹结构

• 按照内容的优先级（判断标准比如使用频率、实时度、热度等）分类管理：排列出优先资产，并将非优先资产存档到储备库中

• 将新员工加入DAM系统中

3.运营维护

现在才是乐趣的开始，在这个阶段，您已经建立了标准，构建了DAM平台，并培训了用户。您的团队现在正在利用您的资产为公司获取利益并推动增长。DAM管理者现在则需要确保DAM系统平稳运行，并根据需要在整个组织中扩展。以下是运转高效的DAM系统所涉及的一些主要任务：

• 上传内容，打标签和重命名

• 通过跟踪数据和查看报告来确认库的健康状况

• 审核资源库以进行元数据质量监控并确认文件名符合标准

• 识别特殊的项目机会

• 将DAM平台与组织内其他的系统打通

4.维护

随着组织的发展，DAM系统也将随之发展。在这种情况下，确保可持续、可扩展的增长是非常重要的。维持一个健康的DAM系统确保了其始终有利于业务工作流程进行。以下是维护DAM系统所涉及的一些主要任务：

• 随着库的增长和工作流程的变化对资产进行重组

• 使用元数据为存档的历史资产打标签

• 将DAM系统扩展到整个组织，使其包括其子部门和子公司

• 倾听资源库的最终用户的反馈和建议

• 与关键利益相关人讨论和交流系统的价值

组织不断成长的道路

没有高效的DAM管理，一个组织的成长将意味着整个工作流程会更紧张。具体说来，在成长过程中，组织会创造更多的内容。这意味着更多的资产需要进行分类，重组和迁移，并且更多的时间和金钱会被浪费在寻找它们上。相反，如果DAM被很好地组织和维护，公司便可以轻松管理不断增加的内容。

整个组织的支持

当您管理好DAM系统时，组织中的利益相关者将更好地了解对于DAM系统的需求。此外，最终用户将更愿意遵循标准；领导层也将更倾向于为DAM扩展提供资金；而且客户和消费者也会更信任您的组织。

功能齐全，高效的DAM系统

最后一个也是最容易理解的优势则是一个可以正常工作的DAM及其附带的所有好处。这些范围包括使您的团队通过更轻松便捷的编辑，批准，共享和使用资产来有效地完成工作；所有的用户能够有效搜索库来将高质量的内容展示在受众面前从而推动组织的发展。

结论

最后，不可忽略的一点是：无论您在DAM旅程中的何处，谁来创建，实施和管理您的DAM都是值得您花时间去思考的。